Life Hacks Lite

メールを振り分けるとメールが迷子になりませんか？あれ？あの作業をしようと思ったんだけど、あのメールどこ行ったっけ？？なんてことありませんか？受信したメールは時系列に並んでいないと分からなくなります。少なくとも私は。なので、私は基本的にはメールは振り分けず、全部受信箱に受信します。デイリーレポートや自分で振り分けるのはあまりにもってのは、振り分けますが、それ以外は振り分けません。

で、全て受信箱に受けるわけですけど、受信箱で全てを処理するのは非効率的です。そこで、人力で振り分けるわけですが、振り分け方は

メールはステータスで振り分ける

です。ステータスは以下の5種類。受信箱を含め6種類です。

1．受信箱
まだ処理していないメール。定期的に処理して常に空にしておく。

2．Respond（要返信）
すぐ返信しないとダメなメール。お礼とか。

3．Action（要作業）
仕事の依頼とか、今まさにやってるものとか、そんな関連のメール。

4．Hold（近日中に使うもの）
今日はやらないけど、 近日中に使うもの。

5．Waiting（待ち）
誰かの作業待ちで、終わったら返信したり出来るメール。

6．Save（保存）
あとで検索したくなるっぽいもの。基本、終わったらここへ。

そんな感じで、ステータスで振り分けをすると、迷子メールもなくなるし、基本、仕事のやりとりはメールが流れてくるなら、今やるべきことなどが分かったり、言ってみれば ToDo リストっぽい感じにメールを扱えて、仕事の効率が3倍くらい上がります（当社比・個人差があります）。

というわけで、「メールをステータスで振り分けて、ToDo リストっぽく扱う」Hack。冒頭のイメージを見れば分かる通り、私のメールボックスでは破綻していますが、気に入ったら試してみてくださいねー☆

この投稿は 2007年7月30日 月曜日 23:26:29 に メール術 カテゴリーに公開されました。 この投稿へのコメントは RSS 2.0 フィードで購読することができます。 コメントを残すか、ご自分のサイトからトラックバックすることができます。