Life Hacks Lite

書かないといけないことは、色々あるのだけれど。ちょっと置いといて…

あのメールなんだっけ？えーっと、確か○○って単語が入ってたんだけど、いつだったっけ？えー…

ということ、よくありません？私、毎日。会社に長くいると、メールが数万通あったりするじゃないですか。で、検索かけて、見つかりゃー良いんですが、なんせ曖昧な記憶をたよりにしたキーワード検索。なかなか見つからなかったりすることも良くあると思います。

そんな時、もしかしたら簡単にサクッと見つけられる方法があります。あくまで”もしかしたら”です。それは、

• 送信箱を探す。

です。受信したのは数万通かも知れませんが、送信したのは、そんなにありません。キーワード検索するも良し、時系列に並べて片っ端から見て行くも良し。後から探したくなるようなメールだったら、返信してるかも…という発想で、自分の送ったメールを検索してみるのも良いかと。重要そうなメールには、必ず返信するという癖もつけておくと、効用が高まります。

その他にも、毎日メールがたくさん来る人は、

• 自分宛、もしくは、本文中に自分の名前やあだ名などが含まれる 1 週間以内くらいのメールを検索するクエリを保存しておく。
• ML で重要なものが流れて来たり、今日来たメールについて行けない人は、過去 3 日以内（土日もあるし…）くらいのメールの検索クエリを保存しておく。

などすると、より見つけやすくなるかと思います。

「どこを検索する、何を検索する」をしっかり押さえて、検索効率をあげましょう！

私？メールは、もはや無理です。諦めたくないですが、私の処理能力では完全に追いつけません。毎日数百通レベルでたまって行きます。確実なのは、携帯にメールしてくれることです。ごめんなさい。

お久しぶりです。期末は忙しいですねー。

さて、Becky！でテンプレート使いますよね。マクロシンボルとか便利です。テンプレートは通常、

1. メールの新規作成
2. テンプレート適用ボタンを押す
3. テンプレート一覧からテンプレートを選択

という手順で適用しますが、毎日毎日の作業、思いのほか、かったるいものです。最初は便利ー！と思うのですが、慣れてしまうと、それも面倒臭い。困ったもんです。人間わ。

そこで、ショートカットはないものかと思うわけですが、

新規作成は Ctrl+N

ですよね。いつもの。テンプレートを適用した上でメールを作成するショートカットも実はあります。

Ctrl+Shft+N

案外何でもない。でもこれで、「2．テンプレート適用ボタンを押す」のステップをカットすることが出来ます。Ctrl+Shift+N を押すとテンプレート一覧がいきなり出てくるので、勤務日誌とか選択して、メールを書きましょう。もしテンプレートを適用したくない場合は、Esc すれば OK です。

という訳で、「Becky! で Ctrl+Shift+N を押してテンプレートを適用した新規メールを一発作成する」Hack。気に入ったら試してみてくださいねー☆ ちなみに、左手だけでやるとつらいですよ。

会社に 11 日ぶりに出社したのですが、メール受信に 15 分以上かかりました。プライベートの Gmail には 3,236 通の未読メールを貯めました。メールってちょっとチェックしないとあっという間に貯まりますよね。ぶっちゃけ、もう 3,000 通のメールには目を通しません。無理だし。会社のメールもタイトルを流し読みして、自分に関係ありそうなのだけチェックして、後は Ctrl + A, B しました。

メールって何で貯まるんでしょう？読まずに貯まっているメールを眺めると、何で貯まるかがすぐ分かる場合があります。

必要ないメルマガを取ってる。

何か RSS でも受信してて、メルマガも取ってるみたいなのありませんか？懸賞目当てで登録したけど、読む気がサラサラないのとか（当たりませんから！）、楽天で買い物して下の方のチェックボックス外しわすれて、送られてきてるメルマガとか、とかとか。ありません？

そのメルマガ、今後読みますか？

自問してみてください。 自らに問おてみてください。

読まないと判断したものは、即購読解除しましょう。

スパム判定しちゃうのは、簡単ですが、あんまりです。役に立つ日が来るかも･･･と踏ん切りのつかないあなたは、こんな基準で判断してみてください。

最近来たもので 3 回以上連続して読んでいないメルマガは読まない。

よって、購読解除。

普段は読まないけど、いつも楽しみにしてるイベントの通知がそのメルマガでしか通知されないなどの購読する明確な理由がない限り、即購読解除。

私は、たくさんあったので、かっとなって 21 種類のメルマガを購読解除してみました。まだあるけど、ID とか PASSWORD が分からない・・・ でも、かなりスッキリしました！

「購読解除の手続きに取られる時間を考えたら、現状のままでほったらかしたままで良いよ」という方は、そんなことありませんから、解除しましょう。長期的に考えれば、放置したままより、3 倍時間を節約するのにかかる時間はあっと言う間です（当社比・個人差があります）。ちなみに、放置しとけば良いよ派のあなた、家に物が多くて困ってませんか？ｗ

また、メールに限らず、RSS なんかも一緒です。読まないのは解除。要らないのを全部解除した暁には、驚くほど時間が作れます。たぶん。

と言うわけで、「読まないメルマガ・RSS を購読解除しておどろくほど時間を節約する」Hack。気に入ったら今すぐ試してみてくださいねー☆

メールを振り分けるとメールが迷子になりませんか？あれ？あの作業をしようと思ったんだけど、あのメールどこ行ったっけ？？なんてことありませんか？受信したメールは時系列に並んでいないと分からなくなります。少なくとも私は。なので、私は基本的にはメールは振り分けず、全部受信箱に受信します。デイリーレポートや自分で振り分けるのはあまりにもってのは、振り分けますが、それ以外は振り分けません。

で、全て受信箱に受けるわけですけど、受信箱で全てを処理するのは非効率的です。そこで、人力で振り分けるわけですが、振り分け方は

メールはステータスで振り分ける

です。ステータスは以下の5種類。受信箱を含め6種類です。

1．受信箱
まだ処理していないメール。定期的に処理して常に空にしておく。

2．Respond（要返信）
すぐ返信しないとダメなメール。お礼とか。

3．Action（要作業）
仕事の依頼とか、今まさにやってるものとか、そんな関連のメール。

4．Hold（近日中に使うもの）
今日はやらないけど、 近日中に使うもの。

5．Waiting（待ち）
誰かの作業待ちで、終わったら返信したり出来るメール。

6．Save（保存）
あとで検索したくなるっぽいもの。基本、終わったらここへ。

そんな感じで、ステータスで振り分けをすると、迷子メールもなくなるし、基本、仕事のやりとりはメールが流れてくるなら、今やるべきことなどが分かったり、言ってみれば ToDo リストっぽい感じにメールを扱えて、仕事の効率が3倍くらい上がります（当社比・個人差があります）。

というわけで、「メールをステータスで振り分けて、ToDo リストっぽく扱う」Hack。冒頭のイメージを見れば分かる通り、私のメールボックスでは破綻していますが、気に入ったら試してみてくださいねー☆

スパムメール多いですよね。その昔から使っていて、論文とかにも書いちゃったんで、やめるにやめられない自宅メールは、もはやスパムを受信するためだけに存在すると言っても過言ではないくらい、スパムメールが来ます。特にスパムが多いのは、

• h○tmail
• Yah○o!メール

ですが、この2箇所からのメールはスパムフィルタに引っ掛かるので、基本受信しません。申し訳ありませんが、受信してると大変なことになるので、受信しません。もうね、この人たちはどうしょうもないんですよ。手の施しようがない。

スパムフィルタが優秀だと思うのは、Gmailですね。やっぱり。Gmailに全てを委ねちゃってる私ですが、やはり h○tmail と Yah○o!メールの全てを遮断するわけにも行きません。それしかメアド持ってない人とかもいますし。

でも、スパムフィルタに引っかかる。 困ったもんです。いちいちスパムを見に行くのは、面倒ですし、本末転倒。でも、ドメインごとスパムフィルタに引っかかっちゃうんじゃ、どうしようもないじゃん！と、そこで登場するのが、今回の簡単な Hack。

Contacts リスト（アドレス帳）に入れとく

こんだけ。これで、金輪際そのメアドがスパム判定されることはありません。良かったですねー。他のスパムフィルタも一緒じゃないですか？知らないけど。そんな感じで、「必要なメールをスパム判定されてしまう不安を 3倍は軽減する」この Hack（当社比・個人差があります）。気に入ったら試してみてくださいねー☆

メール、1日どれくらい来ます？私は500通。本気で読む必要があるのは50通、一応目を通す必要があるのは100通ってところでしょうか。メールが500通も来ると、全部目を通すのは正直無理だし、1度読んだメールがどこ行ったか分からなくなってしまいませんか？

そこで、Beckyの振り分け機能が炸裂します。振り分けと言ってもフォルダに振り分けじゃありません。自動でフォルダに振り分けするのは、毎日来るレポートとかまぁ読む必要ねぇだろうって他人の勤務日誌とか。なので、自分の勤務日誌とか読まれてると驚きます。

で、で、これまでの経験上、読む必要があるメールには、次の特徴があります。

• 本文中に自分の苗字が入ってる
• 宛先に自分のメールアドレスが入ってる

これだけ。これを条件にして、受信箱とかで見たときに、メールの件名に色がつくようにします。こうすると、読む前に読む必要があるってすぐ分かるし、既読になっても色がついているので「あのメールどこ行ったっけ？」という迷子率が3倍くらい少なくなります（当社比）。

やりかたは意外と簡単で、

メニューの「ツール＞フィルタリングマネージャ＞新規ルール 」

• ヘッダ（H）：[body] (本文(POP3のみ))
• 文字列（S）：自分の名前

にして追加。更に

• ヘッダ（H）：To, Cc, Bcc (受信者)
• 文字列（S）：自分のメアド

とし、

• アクション（Z）：振り分け｜カラーラベルを付ける
• 色（O）：好きな色 （青が目に優しく、視認性も高いのでおすすめです。）

を指定して、OKすると。これでOKOK。書いてて分かりずらいなと思ったので、画像も置いてみます。

はい。そんな感じです。Beckyでメールが迷子にならないHackでした。ちなみに、私の受信箱は真っ青です。みなさん気に入ったら試してみてくださいねー☆

先日電車の中で大きな声で話している女子が2人いました。聞きたくなくても聞こえちゃうわけですが、どうも2人は仕事の同僚みたいな感じで、話の内容は仕事の愚痴でした。「開発に提案とか依頼をしても、『仕様が・・・』とか『工数が・・・』とか言って結局何もやってくれない。馬鹿じゃないの？」的な内容で、自分のことを言われているようでグサグサ胸を突き刺す内容でした。でもまぁ「現場を知らない小娘が、ちょっと知ってるって扱いずらいよね2.0」とか思ってスルー力を発揮していたわけですが。。。

「知ってる?？Gmailって、アドレスの＠の前に”＋”をつけて好きな文字入れても届くから、それで振り分けとか出来て超便利じゃない？」

と。おっと。おっとっと。ちょっと知ってるっていうか、結構知ってるじゃないお嬢さん。そうなんです。Gmail超便利ですよね。”＋”を付けて振り分け、私もやってます。結構有名なHackですよね。

例えば、

hogemoge@gmail.com

なんてアカウントだったとしたら、

hogemoge+chomechome@gmail.com

って感じでchomechomeのところに好きな文字列を入れることが出来ます。それで、hogemoge@gmail.comにきちんと届きます。

例えば、hatenaのアカウントを作るときに、登録するアドレスはhogemoge+hatena@gmail.comって感じにしておくと、振り分けたり、検索するのが非常に楽チン。振り分けも確実に出来るし、検索もいつもより3倍くらい早くできます（当社比）。突然、見たことのないスパムメールがそのアドレスに来出したら、流出したのはどこからかの特定も簡単に。ちなみに、登録するときに”＋”が通らないところもまだたくさんあるので、必ず出来るって訳ではないんですが。

私が主にこのプチHackを使っているのは、何かのアカウント作る時と、メモを取るときです。メモはhogemoge+memo@gmail.com的なアドレスで携帯から送ります。

ところで、私、メモらないと忘れちゃうんですよ。オレCPUはメモリが既にオーバーフローしているので、覚えてられない。私のような、いつも仕事のことばかり考えているような優良社員？としては、「あぁ！この手法画期的！成績も上がっちゃうこと間違いなし！！」みたいなことを忘れると、悔しいんですね。何か画期的なことを思いついたんだけど、それが何だったのか思い出せない。何だっけ？何だっけ？って考えているうちに、ホントに何か思いついたのかすら怪しくなってみたりして。

そんなショックを受けないために、何か思いついたら速攻メモことにしています。ただ、いつも書くものを持っているわけじゃないし、立ったまま書いたりが出来ない私としては、携帯で自分にメールします。という訳で、この「”＋”でGmailなHack」が大活躍。やっとつながった。ふぅ。このHackのおかげで、かなり私のアイディアの取りこぼしが減った気がしてます。ちなみに、最新のメモは、、、

なにとど
近状
文々

バリウム自体が炭酸

何じゃ、こりゃ・・・メモの取り方は、再検討ですが、みなさん気に入ったら試してみてくださいねー☆

> Gmail

会社で使うメーラーって、セキュリティ上の理由からBecky!が使われることって多い？多いの？？よく分かりませんけど、多いじゃないですか。私の会社はBecky!です。

勤務日誌とか、そういうの皆さん書きます？うちの会社では書くんですけど、微妙にフォーマットが決まっていて、全体ルールと自分ルールとで。

subject：勤務日誌 06/26 【名前】

body：
○○です。お疲れ様です。

●ほげほげ【4h】
●もげもげ【2h】
○ちょめちょめ【1h】

お先に失礼します。

こんな感じになってます。毎日「勤務日誌」とか自分の名前とか書くのが面倒ですよね。宛先も常に一緒だし入力するの面倒臭い。そこで使うのがテンプレートだと思うんですが、Subjectに日付を入れるところがあるじゃないですか。これがまた面倒じゃないですか！

で、使うのがマクロシンボルというヤツ。今回の日付は「%T{%m/%d}」こうするとテンプレートを適用した際に自動で日付を入れてくれます。マクロシンボルは他にもあるので、調べたい人は、「Becky マクロシンボル」とでもググると良いでしょう。

という訳でー、テンプレートはこんな感じ。

to:勤務日誌を送るアドレス

subject：勤務日誌 %T{%m/%d}【○○】

body:
○○です。お疲れ様です。
●【h】
●【h】
●【h】
○【h】
○【h】
○【h】

お先に失礼します。

これを使うと、勤務日誌を書く速度がおよそ3倍（当社比）早くなります。そんな感じで、Becky!のマクロシンボルを使うHackでした。気に入ったらやってみてくださいねー☆